Art. 1
Produzione e formazione,
rilascio, conservazione di atti e documenti
La produzione agli organi
della Pubblica amministrazione di atti e documenti e la loro formazione,
rilascio e conservazione da parte di tali organi sono disciplinati dalla
presente legge.
Art. 2
Dichiarazioni sostitutive di
certificazioni
La data e il luogo di
nascita, la residenza, la cittadinanza, il godimento dei diritti politici,
la stato di celibe, coniugato o vedovo, lo stato di famiglia, l'esistenza
in vita, la nascita del figlio, il decesso del coniuge, dell'ascendente, o
discendente, la posizione agli effetti degli obblighi militari e
l'iscrizione in albi o elenchi tenuti dalla pubblica amministrazione sono
comprovati con dichiarazioni, anche contestuali all'istanza, sottoscritte
dall'interessato e prodotte in sostituzione delle normali certificazioni.
La sottoscrizione delle dichiarazioni deve essere autenticata con le
modalità di cui all'articolo 20.
Art. 3
Dichiarazioni temporaneamente sostitutive
I regolamenti ministeriali
e degli enti pubblici stabiliscono per quali fatti, stati e qualità
personali, oltre quelli indicati nell'articolo 2, è ammessa , in luogo
della prescritta documentazione, una dichiarazione sostitutiva
sottoscritta dall'interessato e autenticata con le modalità di cui
all'articolo 20. In tali casi la normale documentazione sarà
successivamente esibita dall'interessato a richiesta dell'amministrazione,
prima che sia emesso il provvedimento a lui favorevole. I regolamenti di
cui al primo comma stabiliscono altresì i casi, le modalità ed
eventualmente il termine per la regolarizzazione o la rettifica della
documentazione irregolare o non conforme alla dichiarazione, nonché, ove
occorra, per la rettifica della dichiarazione la cui irregolarità attenga
ad elementi non essenziali.
Art. 4
Dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà
L'atto di notorietà
concernete fatti, stati o qualità personali che siano a diretta
conoscenza dell'interessato è sostituito da dichiarazione resa e
sottoscritta dal medesimo dinanzi al funzionario competente a ricevere la
documentazione, o dinanzi ad un notaio, cancelliere, segretario comunale,
o altro funzionario incaricato dal sindaco, il quale provvede alla
autenticazione della sottoscrizione con l'osservanza delle modalità di
cui all'articolo 20.
Art. 5
Documentazione mediante semplice esibizione
Salvo quanto disposto negli
articoli 2 e 3, la data ed il luogo di nascita, la residenza, lo stato di
celibe, coniugato o vedovo ed ogni altro stato o qualità personale
possono essere comprovati mediante esibizione, all'ufficio competente, di
documenti, anche di identità personale, rilasciati ai sensi delle norme
vigenti dalla pubblica amministrazione e contenenti l'attestazione dei
dati richiesti.
Art. 6
Trascrizione dei dati dai documenti esibiti
Ai fini dell'articolo 5, i
documenti ivi previsti sono esibiti al funzionario competente a ricevere
la documentazione, il quale trascrive i loro estremi ed i dati da essi
risultanti su apposito modulo da allegare agli atti dell'istruttoria. Il
modulo è sottoscritto dal funzionario o dall'interessato. Nel caso in cui
non sia prescritta la presentazione dell'interessato all'ufficio
competente, il modulo può essere compilato con le predette formalità da
un funzionario autorizzato addetto ad altro ufficio dell'amministrazione,
o da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario
incaricato dal sindaco, ed è trasmesso all'ufficio competente a cura
dell'interessato.
Art. 7
Copie autentiche
Le copie autentiche
ottenute ai sensi dell'articolo 14 possono essere validamente prodotte in
luogo degli originali quando siano in regola con le disposizioni fiscali
in vigore.
Art. 8
Dichiarazioni e documenti relativi agli incapaci
Se l'interessato è
soggetto alla patria potestà, a tutela, o a curatela, le dichiarazioni e
i documenti previsti dalla presente legge sono sottoscritti o esibiti
rispettivamente dal genitore esercente la patria potestà, dal tutore, o
dall'interessato stesso con l'assistenza del curatore.
Art. 9
Documenti spontaneamente esibiti
Fermo restando quanto
disposto nei precedenti articoli, sono valide a tutti gli effetti gli atti
e documenti esibiti spontaneamente dagli interessati e riconosciuti
regolari dalla amministrazione.
Art. 10
Accertamenti d'ufficio
La buona condotta,
l'assenza di precedenti penali e l'assenza di carichi pendenti, ove
richieste, sono accertate d'ufficio, presso gli uffici pubblici
competenti, dalla amministrazione che deve emettere il provvedimento. Le
singole amministrazioni non possono richiedere atti o certificati
concernenti fatti, stati e qualità personali che risultino attestati in
documenti già in loro possesso o che esse stesse siano tenute a
certificare.
Art. 11
Certificazioni contestuali
Le certificazioni da
rilasciarsi da uno stesso ufficio in ordine a fatti, stati e qualità
personali concerneti la stessa persona debbono essere contenute in un
unico documento.
Art. 12
Redazione di atti pubblici
Le leggi, i decreti, gli
atti ricevuti dai notai e tutti gli altri atti pubblici sono redatti a
stampa, o con scrittura a mano o a macchina, i detti sistemi possono
essere utilizzati anche promiscuamente per la redazione di ogni singolo
atto. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, sentiti i
ministri per la grazia e giustizia e per il tesoro, sono stabilite le
caratteristiche tecniche dei singoli sistemi di redazione.
Art. 13
Stesura degli atti pubblici
Il testo degli atti
pubblici non deve contenere lacune, aggiunte, abbreviazioni, correzioni,
alterazioni o abrasioni. Sono ammesse abbreviazioni di uso comune che non
lascino dubbi sul significato delle parole abbreviate. Per le variazioni
da apportare al testo in dipendenza di errori od omissioni, si provvede
con chiamate in calce e si cancella la precedente stesura in modo che
resti leggibile.
Art. 14
Autenticazione di copie
Le copie autentiche, totali
o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute, oltre che con i
sistemi previsti nell'articolo 12, anche con altri procedimenti che diano
garanzia della riproduzione fedele e duratura dell'atto o documento. Tali
procedimenti sono specificati con decreto del Presidente del Consiglio,
sentiti i Ministri per la Grazia e Giustizia e per il Tesoro. Le
disposizioni di cui all'articolo 13 si osservano anche per la formazione
di copie autentiche. L'autenticazione delle copie può essere fatta dal
pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è
depositato l'originale, o al quale deve essere prodotto il documento,
nonché da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro
funzionario incaricato dal sindaco. Essa consiste nell'attestazione di
conformità con l'originale scritta alla fine della copia, dopo le
eventuali chiamate in calce, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il
quale deve altresì indicare la data e il luogo del rilascio, il numero
dei fogli impiegati, il proprio cognome e nome, la qualifica rivestita
nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio. Se
la copia dell'atto o documento consta di più fogli, il pubblico ufficiale
appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio. Il
pubblico ufficiale è autorizzato ad annullare con il timbro dell'ufficio
le marche da bollo apposte sulle copie rilasciate.
Art. 15
Legalizzazione di firme
La legalizzazione di firme
è la attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la
propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché della
autenticità della firma stessa. Nelle legalizzazioni devono essere
indicati il nome e il cognome di colui la cui firma si legalizza. Il
pubblico ufficiale legalizzante deve indicare la data e il luogo della
legalizzazione, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché
apporre la propria firma per esteso e il timbro dell'ufficio.
Art. 16
Legalizzazione di firme di capi di
scuole parificate o legalmente riconosciute
Le firme dei capi delle
scuole parificate o legalmente riconosciute sui diplomi originali o sui
certificati di studio da prodursi ad uffici pubblici fuori della provincia
in cui ha sede la scuola sono legalizzate dal provveditore agli studi.
Art. 17
Legalizzazione di firme di atti da e per l'estero
Le firme sugli atti e
documenti formati nello Stato e da valere all'estero davanti ad autorità
estere sono, ove da queste richieste, legalizzate dal ministro competente
e, con successiva legalizzazione, dal ministro degli affari esteri. Le
firme sugli atti e documenti formati all'estero da autorità estere e da
valere nello Stato sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o
consolari italiane all'estero. Le firme apposte su atti e documenti dai
competenti organi delle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane o
dai funzionari da loro delegati non sono soggette a legalizzazione. Si
osserva il secondo comma dell'articolo 18. Agli atti e documenti indicati
nel comma precedente redatti in lingua straniera, deve essere allegata una
traduzione in lingua italiana certificata conforme al testo straniero
dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare, ovvero da un
traduttore ufficiale. Le firme sugli atti e documenti formati nello stato
e da valere nello Stato, rilasciati da una rappresentanza diplomatica, o
consolare estera residente nello Stato, sono legalizzate dal Ministro
degli affari esteri. Sono fatte salve le esenzioni dall'obbligo della
legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi
internazionali.
Art. 18
Atti non soggetti a legalizzazione
Salvo quanto previsto negli
articoli 16 e 17, non sono soggette a legalizzazione le firme apposte da
pubblici funzionari o pubblici ufficiali sopra atti, certificati, copie ed
estratti dai medesimi rilasciati. Il funzionario o pubblico ufficiale deve
indicare la data e il luogo del rilascio, il proprio nome e cognome, la
qualifica rivestita, nonché apporre la propria firma per esteso ed il
timbro dell'ufficio.
Art. 19
Trasmissione dall'estero di atti agli uffici di stato civile
In materia di trasmissione
di atti o copie di atti di stato civile o di dati concernenti la
cittadinanza da parte delle rappresentanze diplomatiche e consolari
italiane, si osservano le disposizioni speciali di cui al decreto del
Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n. 200.
Art. 20
Autenticazione delle sottoscrizioni
La sottoscrizione di
istanze da produrre agli organi della Pubblica Amministrazione può essere
autenticata, ove l'autenticazione sia prescritta, dal funzionario
competente a ricevere la documentazione, o da un notaio, cancelliere,
segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco.
L'autenticazione deve essere redatta di seguito alla sottoscrizione e
consiste nell'attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la
sottoscrizione stessa è stata apposta in sua presenza, previo
accertamento dell'identità della persona che sottoscrive. Il pubblico
ufficiale che autentica deve indicare le modalità di identificazione, la
data e il luogo della autenticazione, il proprio nome e cognome, la
qualifica rivestita, nonché apporre la propria firma per esteso ed il
timbro dell'ufficio. Per l'autenticazione delle firme apposte sui margini
dei fogli intermedi è sufficiente che il pubblico ufficiale aggiunga la
propria firma.
Art. 21
Tasse per le autenticazioni e le legalizzazioni di firme
L'autenticazione della
sottoscrizione delle dichiarazioni fatte ai sensi degli articoli 2, 3 e 4
è soggetta alla tassa di concessione governativa di Lire 400 per ciascuna
dichiarazione. La legalizzazione delle firme prevista dall'articolo 16 e
quella delle firme apposte sugli atti da valere nel territorio della
Repubblica di San Marino sono soggette a tassa di concessione governativa
di Lire 200. Parimenti, è dovuta la tassa di concessione governativa
nella misura di lire 500 per la legalizzazione delle firme previste
dall'articolo 17, commi primo, secondo e quarto, e per la certificazione
di conformità al testo straniero contemplata dal comma terzo dello stesso
articolo. Le tasse di cui ai commi precedenti devono essere corrisposte a
mezzo di marche da annullarsi a cura del pubblico ufficiale che provvede
all'autenticazione delle sottoscrizioni o alla legalizzazione delle firme.
Art. 22
Modalità fiscali per l'autenticazione e la legalizzazione di firme
Agli effetti della legge
del bollo l'autenticazione e la legalizzazione possono far seguito
all'atto, ma non possono farsi fuori del foglio bollato. Mancando spazio
sufficiente, si deve aggiungere altro foglio bollato dello stesso valore
di quello usato per l'atto. In tal caso, si deve applicare nei punti di
congiunzione dei fogli bollati, il timbro, ad inchiostro grasso,
dell'ufficio.
Art. 23
Esenzioni fiscali
Non è dovuta la tassa di
concessione governativa prevista dall'articolo 21 quando per le leggi
vigenti sia esente da bollo l'atto in cui è apposta la firma da
autenticare o da legalizzare. Eguale beneficio è concesso per gli atti di
coloro che provino il loro stato di povertà mediante esibizione di
certificato attestante che l'interessato è iscritto nell'elenco dei
poveri del comune. In questo caso il pubblico ufficiale che procede alla
autenticazione o alla legalizzazione riporta sull'atto gli estremi del
certificato di povertà.
Art. 24
Assenza di responsabilità della pubblica amministrazione
La pubblica amministrazione
e i suoi dipendenti, salvi i casi di dolo o colpa grave, sono esenti da
ogni responsabilità per gli atti emanati ai sensi dei precedenti
articoli, quando l'emanazione sia conseguenza di false dichiarazioni o di
documenti falsi o contenenti dati non più rispondenti a verità, prodotti
dall'interessato o da terzi.
Art. 25
Riproduzione di documenti d'archivio ed altri atti
Le pubbliche
amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli
effetti, ai documenti dei propri archivi, alle scritture contabili, alla
corrispondenza ed agli altri atti di cui per legge o regolamento è
prescritta la conservazione, la corrispondente riproduzione fotografica
anche se costituita da fotogramma negativo. Salvo quanto previsto nel
successivo comma, con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri,
sentiti i Ministri per l'interno, per la grazia e giustizia, per le
finanze e per il tesoro, previo parere della commissione di cui
all'articolo 12 del decreto del Presidente della Repubblica 30 settembre
1963, n. 1409, sono stabiliti i limiti di tale facoltà, nonché i
procedimenti tecnici e le modalità della fotoriproduzione e della
autenticazione. Per le pubbliche amministrazioni le modalità della
riproduzione sono di volta in volta stabilite con decreto del Ministro per
l'interno, sentito il Ministro interessato, previo parere della
commissione di cui al citato articolo 12 del decreto del Presidente della
Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409.
Art. 26
Sanzioni penali
Le dichiarazioni mendaci,
la falsità negli atti e l'uso di atti falsi nei casi previsti dalla
presente legge sono puniti ai sensi del codice penale e delle leggi
speciali in materia. A tali effetti, l'esibizione di un atto contenente
dati non più rispondenti a verità equivale a uso di atto falso e le
dichiarazioni rese ai sensi dei precedenti articoli 2, 3, 4, 8 e
autenticate a norma dell'articolo 20 sono considerate come fatte a
pubblico ufficiale. Inoltre, ove i reati indicati nei precedenti commi
siano commessi per ottenere la nomina ad un pubblico ufficio o
l'autorizzazione all'esercizio di una professione o arte, il giudice, nei
casi più gravi, può applicare l'interdizione temporanea dai pubblici
uffici o dalla professione o arte. Il pubblico ufficiale che autentica le
sottoscrizioni o al quale sono esibiti gli atti ammonisce chi sottoscrive
la dichiarazione o esibisce l'atto sulla responsabilità penale cui può
andare incontro in caso di dichiarazione mendace o di esibizione di atto
falso o contenete dati non più rispondenti a verità. Nella denominazione
di atti usata nei precedenti commi sono compresi gli atti e documenti
originali e le copie autentiche contemplati dalla presente legge.
Art. 27
Rinvio
Salvo quanto previsto negli
articoli 7, 11, 12, 13, 14, 17, 18 e 19 nulla è innovato alle norme del
regio decreto 9 luglio 1939, n. 1238, concernenti la presentazione dei
documenti necessari per la celebrazione del matrimonio, nonché alle norme
del decreto del Presidente della Repubblica 3 maggio 1957, n. 686,
relative alla presentazione dei documenti nei concorsi per le carriere
statali. Restano ferme le disposizioni del regio decreto 4 giugno 1938, n.
1269, riguardanti il titolo originale di studi medi prescritto per
ottenere l'ammissione ai corsi universitari.
Art. 28
Norme abrogate
Sono abrogate la legge 3
dicembre 1942, n. 1700, la legge 14 aprile 1957, n. 251, il decreto del
Presidente della Repubblica 2 agosto 1957, n. 678, la legge 18 marzo 1958,
n. 228, la legge 15 giugno 1959, n. 430, ed ogni altra norma incompatibile
con la presente legge.
Il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 agosto 1962
sulla redazione a macchina di atti pubblici e le successive modificazioni
restano in vigore fino all'emanazione dei decreti previsti negli articoli
12 e 14.
La presente legge, munita del sigillo dello Stato, sarà inserita nella
Raccolta ufficiale delle leggi e dei decreti della Repubblica Italiana.
E' fatto obbligo a chiunque spetti di osservarla e di farla osservare come
legge dello Stato.
|